Podinspektor ds. obsługi organów gminy i sekretariatu

przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy

przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w Urzędzie porządku pracy

przestrzegać przepisów oraz zasad bhp i p/poż na stanowiskach pracy, i w Urzędzie, dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i pomocy

dbać o dobre imię Urzędu, chronić majątek zakładu pracy oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

przestrzegać tajemnicy określonej w przepisach odrębnych

przestrzegać zasad współżycia społecznego,

znać przepisy bhp i p/poż, brać udział w szkoleniach z tego zakresu i poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym

poddawać się okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim oraz stosować się do zaleceń lekarza

niezwłocznie informować przełożonego o zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz o awariach urządzeń lub innych niebezpieczeństwach występujących w Urzędzie i na stanowiskach pracy,

współdziałać z pracodawcą w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

przestrzegania prawa zarówno w czasie wykonywania swych obowiązków jak i w życiu prywatnym;

wykonywania zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie;

udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępniania dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu o ile przepisy prawa tego nie zabraniają;

zachowanie tajemnicy służbowej i państwowej w zakresie przez prawo przewidzianym;

zachowanie uprzejmości, życzliwości i profesjonalnego podejścia w kontaktach
z przełożonym, pracownikami oraz obywatelami;

zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim;

nie wykonywania poleceń których realizacja stanowiłaby przestępstwo, lub spowodowałaby straty w majątku lub reputacji pracodawcy;

nie wykonywania zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z obowiązkami pracownika albo mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

przestrzeganie zasad dotyczących instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie

przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja i rozdzielanie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej Urzędu

prowadzenie ewidencji korespondencji i przesyłek;

przygotowywanie sal konferencyjnych urzędu i obsługa (w tym protokołowanie) spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta;

przyjmowanie interesantów zgłaszających wnioski, skargi oraz organizacja i ustalanie terminów z Wójtem lub Sekretarzem,

kierowanie petentów do właściwych stanowisk pracy;

obsługa techniczna sekretariatu – przyjmowanie, wysyłanie fax-u, obsługa skrzynki mailowej Urzędu, odbieranie połączeń telefonicznych i kierowanie ich na właściwe stanowiska, rozliczanie kart drogowych, wystawianie delegacji,

przygotowanie we współpracy z właściwymi stanowiskami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady organów;

przekazywanie korespondencji od Wójta, Sekretarza i innych nadawców do Rady, Komisji oraz Radnych i Sołtysów oraz kierowanie korespondencji zwrotnej;

prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sołtysami, ewidencji osobowej Radnych i Sołtysów

przygotowywanie materiałów na obrady Sesji Rady, Komisji oraz ich dostarczanie Wójtowi i Sekretarzowi Gminy;

wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji zebrań i posiedzeń Rady oraz Komisji;

protokołowanie Sesji Rady, oraz na polecenie Wójta zebrań, spotkań, posiedzeń o innym charakterze;

prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej Komisji (stanowisk, opinii, itp.)

prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych;

prowadzenie spraw dotyczących współpracy Rady z innymi instytucjami

przekazywanie uchwał organom nadzorczym i do publikacji;

zabezpieczenie należytego funkcjonowania sekretariatu Urzędu (materiały piśmiennicze, tonery, papier, tusze itp.)

czynności kancelaryjne podinspektor ds. obsługi sekretariatu i organów gminy wykonuje zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa RM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 nr 14, poz. 67),

w sekretariacie, który stanowi punkt kancelaryjny, podinspektor ds. obsługi sekretariatu i organów gminy przyjmuje, otwiera i rejestruje wszystkie przesyłki kierowane do Urzędu, Gminy, Wójta, Rady Gminy oraz Gminnej Biblioteki. Rejestracji bez otwierania podlegają przesyłki opatrzone opisem: zastrzeżone, tajne, tajemnica skarbowa, które podinspektor przekazuje bezpośrednio Wójtowi lub w czasie jego nieobecności Sekretarzowi,