Zakładanie firmy – informacje ogólne
1. Nazwa firmy
Jest to inaczej oznaczenie przedsiębiorcy – czyli firma lub nazwa przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej np. rodzaju spółki, a w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność.
2. Przedmiot działalności
Jeśli już wiesz, jakiego rodzaju działalność będziesz prowadził, musisz wybrać jej kod z Polskiej Klasyfikacji Działalności – jest to zbiór wszystkich ujętych w klasyfikacji rodzajów działalności. Oczywiście nie musisz ograniczać się do wyboru tylko jednej z nich. Możesz wybrać wszystkie, prowadzeniem których jesteś zainteresowany.
3. Siedziba firmy
Jeśli masz już nazwę, wiesz co będziesz robił, musisz znaleźć siedzibę swojej firmy. Jest to miejsce, gdzie będziesz wykonywał swoją działalność, np. świadczył usługi. Przy prowadzeniu działalności w formie indywidualnej działalności gospodarczej najczęściej będzie to Twoje miejsce zameldowania (musisz posiadać prawny tytuł do lokalu, czyli być jego właścicielem lub współwłaścicielem). Wówczas nie musisz spisywać dodatkowych umów. Wystarczy, gdy opiszesz, jaką powierzchnię przeznaczysz na działalność gospodarczą, np. 1 pokój i ½ łazienki oraz ½ przedpokoju. W przypadku, kiedy nie dysponujesz własnym lokalem, musisz go wynająć. Wówczas należy spisać umowę najmu lokalu.
Jeśli nie będziesz prowadził działalności w miejscu siedziby, a w różnych miejscach – zobowiązany jesteś podać ich adresy w zgłoszeniu do urzędu.
4. Data rozpoczęcia działalności
Data rozpoczęcia działalności jest bardzo istotna dla przyszłego przedsiębiorcy. Po pierwsze to właśnie ta data będzie wpisywana na wszystkich deklaracjach zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Formalnie jest to prawdopodobna data wykonania pierwszej czynności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej, oczywiście powinna być ona późniejsza, niż data zgłoszenia przedsiębiorcy do wszelkich organów ewidencyjnych. Np. jeśli złożysz dokumenty dnia 15 września, to możesz śmiało wpisywać datę rozpoczęcia działalności jako 15 października.
5. Bank
Poszukiwanie dogodnego banku rozpocznij od swojego otoczenia. Popytaj się znajomych, jak im się współpracuje z bankiem. Zobacz, który bank znajduje się najbliżej Twojego miejsca zamieszkania lub miejsca prowadzenia działalności. Dzięki dobrej lokalizacji banku zaoszczędzisz mnóstwo czasu na dojazdy.
Pamiętaj o tym, że nawet posiadając konto internetowe będziesz kontaktować się z bankiem. Jeśli już wybrałeś bank, musisz udać się do niego osobiście, aby założyć rachunek. Skieruj swoje kroki do stanowiska, przy którym umieszczona jest informacja – “zakładanie kont dla podmiotów gospodarczych” lub po prostu “obsługa podmiotów gospodarczych.” Musisz złożyć wniosek o rejestrację konta. Wypełnij przedłożone druki.
Niezbędne przy założeniu rachunku będą następujące dokumenty:
- dowód osobisty;
- zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;
- pieczątka.
Uwaga!! Pieczątka powinna zawierać: nazwę firmy, adres, nr telefonu, REGON. Posiadanie rachunku bankowego jest w zasadzie niezbędne dla przedsiębiorcy, gdyż musi on dokonywać operacji finansowych z innymi przedsiębiorcami za jego pośrednictwem. Obowiązek posiadania rachunku bankowego i dokonywanie rozliczeń za jego pośrednictwem dotyczy:
- przedsiębiorców, którzy miesięcznie osiągną 10.000 euro w rozliczeniach z jedną firmą (wówczas rozliczenia z tą firmą w następnym miesiącu, już po przekroczeniu kwoty 1000 euro muszą być realizowane przez bank);
- przedsiębiorców, których obrót z innymi firmami przekracza 3000 euro.
Przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego o posiadaniu rachunku bankowego związanego z wykonywaną działalnością, a w przypadku posiadania więcej niż jednego rachunku – do wskazania jednego z nich, jako rachunku podstawowego (również bank musi zostać powiadomiony o fakcie, iż rachunek umiejscowiony w danym banku jest rachunkiem podstawowym) oraz wszystkich innych rachunków podając nazwy i adresy banków oraz numery rachunków bankowych. W przypadku jakichkolwiek zmian, np. otwarcia kolejnego rachunku, zmiany numeru rachunku, zamknięcia rachunku, przedsiębiorca ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy w ciągu 14 dni od daty ich wystąpienia.
Za założenie konta bankowego zwykle banki nie pobierają opłaty należy jednak liczyć się z miesięcznymi kosztami prowadzenia rachunku ok. 50 zł oraz z opłatami za dokonywane operacje
6. Urząd Skarbowy
W Urzędzie Skarbowym osoba która chce zarejestrować działalność gospodarczą będzie zapytana o formę prowadzonej księgowości. Powinieneś wiedzieć, iż może to być:
1. Karta podatkowa – to najprostszy sposób prowadzenia „księgowości” spółki. Niestety może ją stosować jedynie wąska grupa podatników, a o możliwości jej prowadzenia decyduje urząd skarbowy. W urzędzie należy złożyć wniosek PIT-16.
Z tej formy opodatkowania mogą korzystać tylko osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych, które spełniają następujące kryteria:
- świadczy usługi rozrywkowe,
- pielęgniarskie, weterynaryjne,
- prowadzi działalność usługową lub usługowo-wytwórczą bądź transportową (ale tylko jednym pojazdem),
- prowadzi działalność gastronomiczną, sprzedają posiłki domowe lub prowadzi detaliczny handel spożywczy – o ile sprzedaje alkohol o zawartości poniżej 1,5 proc.,
- prowadzi detaliczny handel rolno-ogrodniczy oraz obnośny lub obwoźny handel artykułami przemysłowymi, ale również
- nie może korzystać z usług innych firm oprócz firm specjalistycznych,
- może zatrudniać pracowników, ale tylko na umowę o pracę i tylko do określonego limitu (są one różne dla form prowadzenia działalności i regionów kraju),
- nie może prowadzić, innej pozarolniczej działalności gospodarczej
- małżonek nie może prowadzić firmy o podobnym profilu.
Osoby rozliczające się w formie karty podatkowej opłacają podatek w postaci stałego miesięcznego ryczałtu. Nie muszą prowadzić żadnej ewidencji, ale muszą wystawiać rachunki lub faktury VAT na życzenie kupującego. Nie muszą składać co miesięcznych deklaracji.
2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – może być on bardzo dobrym rozwiązaniem dla rozpoczynających działalność. Są oni w stanie dokładnie określić wielkość płaconego podatku w poszczególnych miesiącach, wiedząc, na jakie przychody mogą liczyć. Jednak należy pamiętać, że nie każdą działalność można prowadzić w tej formie oraz w tej formie opodatkowania nie jest możliwe odliczenie poniesionych kosztów. Tak więc możliwe są przypadki, kiedy poniesiesz straty, wynikające z faktu poniesienia dużych wydatków finansowanych z osiągniętych przychodów (załóżmy, że osiągasz przychód 100, wydajesz 100, żyjesz z pensji współmałżonka albo oszczędności, bo rozwijasz firmę – pozostaje jeszcze do dopłacenia podatek zryczałtowany – w księgowości prowadzonej na zasadach ogólnych podatku nie zapłacisz – zakładając, że wszystkie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu). Ale będąc na ryczałcie nie musisz składać co miesiąc deklaracji rozliczeniowej – robisz to tylko raz w roku. Ryczałtu można się zrzec. Zrzeczenie może być dokonane nie później niż do dnia 20 stycznia roku podatkowego lub do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności, jeżeli podatnik rozpoczyna działalność w ciągu roku. Zrzeczenia podatnik dokonuje przez złożenie urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika pisemnego oświadczenia. W wypadku prowadzenia działalności w formie spółki, wszyscy wspólnicy składają wspólne oświadczenie urzędom skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.
3. Księga przychodów i rozchodów – osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie opodatkowane w formach zryczałtowanych i nie prowadzące ze względu na rozmiar działalności księgowości pełnej opodatkowane są na zasadach ogólnych, wszelkie zdarzenia dokumentują w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Osoby takie mają obowiązek składania deklaracji podatkowych na zasadach określonych w ustawie. Są one zobowiązane do gromadzenia wszystkich dokumentów księgowych, opisywania ich i sprawdzania poprawności formalnej, dokumentowania praktycznie wszystkich wydatków fakturami VAT lub rachunkami – inaczej nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz do bieżącego sprawdzania poprawności wszystkich zapisów. Nieprawidłowo prowadzona KPiR grozi uznaniem jej przez organy kontrolujące za prowadzoną w sposób nierzetelny i/lub wadliwy – co powoduje przykre sankcje. Na zasadach ogólnych – podatkowa księga przychodów i rozchodów – nie mogą być opodatkowane: spółki prawa handlowego; osoby fizyczne i spółki cywilne osób fizycznych, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód 800 000 euro oraz osoby, które nie zrzekły się opodatkowania w formie zryczałtowanej.
4. Podatek liniowy
Podatek wg stałej stawki może opłacać każdy podatnik bez względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej oraz formę jej prowadzenia (indywidualnie lub w formie spółki).
Przy opodatkowaniu w formie podatku liniowego:
– podstawę opodatkowania stanowi dochód ustalany na podstawie prowadzonych ksiąg podatkowych, wynikający z różnicy nadwyżki przychodów nad kosztami ich uzyskania,
– zaliczkę na podatek opłaca się wg stałej stawki 19%, którą stosuje się bez względu na wysokość osiągniętego dochodu,
– kwotę zaliczki na podatek pomniejsza się w pierwszej kolejności o zapłacone w roku podatkowym przez podatników składki na własne ubezpieczenie zdrowotne oraz osób współpracujących, istnieje procentowe ograniczenie odliczenia,
– nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych,
Minusem tej formy rozliczania się jest te, że podatnicy nie mogą rozliczyć się wspólnie z małżonkiem lub na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci; nie mogą również odliczyć ulgi z tytułu wychowywania dzieci.
Szczegółowe zasady korzystania z tej formy wpłacania zaliczek na podatek określają przepisy art.44 ust. 6b – 6i ustawy o podatku dochodowym.
5. Pełna księgowość
Ta forma opodatkowania jest możliwa dla osób fizycznych i spółek osób fizycznych, których przychód z działalności przekroczył 800 000 euro. Księgi handlowe muszą również prowadzić spółki kapitałowe (akcyjna i z o.o.). W przypadkach przewidzianych ustawą podmioty zobowiązane do prowadzenia księgowości pełnej muszą zlecić przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego firmy. Badanie takie wykonują uprawnione podmioty. Ustawa o rachunkowości nakłada na podmiot zobowiązany do prowadzenia księgowości według jej zasad wiele obowiązków i ograniczeń. Istnieje konieczność dokładnego ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych, należności i zobowiązań, prowadzenia szczegółowych ewidencji dotyczących poszczególnych obszarów działalności firmy. Prawidłowo prowadzone księgi handlowe posiadają jednak dużą zaletę, dają syntetyczny i analityczny obraz stanu finansowego firmy, umożliwiają śledzenie na bieżąco stanów zapasów, należności i zobowiązań, wzajemnych stosunków tych wielkości, pozwalają na analizę kontaktów z poszczególnymi kontrahentami i partnerami.
Najczęściej wybieraną formą dla małych firm jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów prowadzona na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów.
Zgodnie z w/w rozporządzeniem księgę muszą prowadzić:
- osoby wykonujące pozarolniczą działalność gospodarczą tj. wytwórczą, usługową, handlową i budowlaną oraz prowadzący działalność w zakresie tzw. wolnych zawodów,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej,
- osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów, czyli działalność polegająca na wykonywaniu czynności w imieniu zleceniodawcy.
Zwolnieni z prowadzenia księgi są:
- osoby fizyczne i prawne prowadzące księgi rachunkowe,
- opłacają podatek w formie zryczałtowanej (karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).
7. ZUS
Od 01.04.2009 w związku ze znacznym uproszczeniem rejestracji firmy, zdjęło z przedsiębiorcy obowiązek osobistego stawiennictwa w ZUS.
8. Państwowa Inspekcja Sanitarna
Jeśli chciałbyś prowadzić działalność, np.: sprzedaż artykułów spożywczych, bar, kawiarnię, pub lub inną, to musisz ją zgłosić
do Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
9. Inne obowiązki:
ponadto musimy powiadomić:
– Państwową Inspekcję Pracy – jeżeli zatrudniamy pracowników lub uczniów,
– Komendę Straży Pożarnej – jeśli wymagany jest nadzór i kontrola stanu ochrony